Desde a implantação da nota fiscal eletrônica (NF-e), a sua empresa é co-responsável pela validação dos documentos de seus fornecedores. Isso significa que a sua empresa precisa saber se o seu fornecedor já está enquadrado na obrigatoriedade ou não de uso do documento fiscal eletrônico. Se o fornecedor estiver dentro da obrigatoriedade, mas ainda emite a nota tradicional em papel, sua empresa deverá exigir o documento fiscal eletrônico.

Para sua empresa não correr riscos, é necessário certificar-se do recebimento dos documentos fiscais corretos. Com o início do uso da NF-e, várias datas de obrigatoriedade foram instituídas, sendo que elas foram determinadas pelo CNAE (Código Nacional de Atividade Econômica) das empresas. Porém, desde o dia 1º de abril de 2011, a grande maioria das empresas passa a ser obrigada a emitir NF-e devido à venda para órgãos públicos ou devido a operações interestaduais – muitas empresas do varejo necessitam emitir notas interestaduais, principalmente em razão da devolução de mercadorias.

Em relação às operações em que seja obrigatória a emissão da NF-e, o destinatário deverá exigir a sua emissão, sendo vedada a recepção de mercadoria cujo transporte tenha sido acompanhado por outro documento fiscal. É importante que sua empresa saiba ainda que o cancelamento de NF-e só pode ocorrer mediante prévia autorização do Fisco e desde que a mercadoria não tenha saído do estabelecimento e no prazo máximo de sete dias. Tanto a empresa emitente quanto o destinatário deverão manter em arquivo digital as NF-es pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais.

Outro ponto importante diz respeito ao Ajuste SINIEF 07/2005, que determina que o destinatário deverá verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existência da autorização de uso da NF-e. Este processo poderá ser realizado “manualmente”, através do portal nacional da nota fiscal eletrônica www.nfe.fazenda.gov.br (área de consultas => nota fiscal eletrônica), ou pode ser realizado de maneira automatizada, através de sistemas que validam a NF-e no momento do recebimento da mercadoria.

A Actionnet oferece os produtos NFePACK e NFePACK gestão que realizam este processo de validação, armazenamento e checagem das NF-es pelo período possível de cancelamento pelo fornecedor, a fim de garantir que sua empresa esteja totalmente adequada tanto na emissão quanto na recepção dos documentos eletrônicos. Adicionalmente, os produtos CTePACK e CTePACK gestão, realizam o processo de emissão e recepção do CT-e (conhecimento de transporte eletrônico), que segue uma legislação semelhante à da NF-e

por José Manuel Catarino Barbosa*

Faz algum tempo que trabalho com a NF-e e faço várias palestras por todo o Brasil nas quais sempre digo a mesma coisa: “Cuidado, não é só emitir o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica). A emissão é o início de um enorme processo. Proteja a sua empresa”.

Como funcionava antes da NF-e? Basicamente o processo se resumia a emitir a nota, enviar uma via para o contador, outra com a mercadoria e pronto. Essa cultura é tão forte nas empresas que o mesmo processo tem persistido mesmo com o advento da NF-e.

Este é o início de todos os problemas. A legislação da NF-e é muito ampla, encadeada com outras regras, instruções, atos, protocolos e apenas uma pequena parte dela está sendo cumprida pelas empresas, em geral, de forma precária.

O anseio das empresas por vender e emitir a nota é tão grande que todo o resto fica de lado basicamente por duas razões: a primeira, porque a empresa, contadores e o fornecedor de sistemas de fato se atentaram somente à emissão. Além disso, todos desconhecem ou omitem os detalhes encadeados. Essa última razão é o grande combustível dessa bomba chamada NF-e, que cedo ou tarde vai explodir.

As consequências disto já começaram a aparecer e, claro, de forma não agradável. Já vi empresas que descobriram estar emitindo incorretamente a NF-e há muito tempo, que vinham lesando os seus clientes com erros não intencionais, que vinham descumprindo e ignorando a lei sem saber, que estavam sendo lesadas, vitimadas por emissões fraudulentas ocasionadas em fornecedores que chegavam a cancelar as notas na calada da noite, entre dezenas de outros problemas típicos.

Nos últimos 60 dias fizemos uma pesquisa com cerca de 500 empresas em todo o Brasil. Apenas 5% delas sabiam que no dia 1º de janeiro o modelo de emissão eletrônica mudaria por completo. A metade delas já estava quase preparada e a outra metade ainda não recebeu uma sinalização do fornecedor sobre o que deverá ser feito. Nenhuma empresa estava totalmente pronta, o que nos admira, visto que a norma foi publicada no Diário Oficial da União no inicio desde ano.

Das empresas pesquisadas apenas 1% recebia, conferia e armazenava eletronicamente as notas enviadas por fornecedores, mas nenhuma verificava se a NF-e viria a ser cancelada dias depois. A pesquisa mostrou, ainda, que 53% das empresas só tinham uma forma de emissão do documento eletrônico, 12% possuíam duas formas, 6% contavam com três e 1,5% dispunham das quatro formas previstas na legislação. As demais não souberam informar.

Muitas dessas empresas vinham utilizando sistemas diversos de emissão de NF-e sem qualquer atualização há muito tempo porque o fornecedor desapareceu ou não informou que haveria atualizações necessárias.

Houve casos também em que o sistema foi desenvolvido internamente e a equipe responsável desativada. Também percebemos que muitos fornecedores de sistemas sequer sabem da existência da NF-e 2.0, os poucos que sabem já avisaram os seus clientes que não atenderão essa nova demanda legal, por causa da complexidade técnica, deixando então os seus clientes desamparados. Observamos apenas um pequeno grupo de fabricantes de sistemas de NF-e que incluíram em suas atualizações as alterações da NF-e 2.0 ou que fizeram parcerias com outras empresas para manter os seus clientes no ar.

O resultado de tudo isso é que agora se fala em “Bug Fiscal do Milênio”. Em 1º de janeiro as empresas vão parar caso os seus sistemas não sejam atualizados. Aliás, não se trata de uma simples atualização: mais informações devem ser enviadas para a Secretaria da Fazenda, todo o modelo de comunicação foi melhorado, os endereços dos Estados mudarão e muitas outras regras entrarão em vigor.

Para evitar surpresas é preciso buscar garantias com o seu atual fornecedor de sistemas de NF-e:
1- Exija em contrato a garantia de entrega de todas as atualizações legais e técnicas. A NF-e 2.0 é basicamente uma atualização técnica e de implementação não tão rápida.
2- Exija o cumprimento de toda a legislação encadeada da NF-e, não somente a obediência ao Manual de Integração, o que quase 90% dos fabricantes fazem. Isso só atende uma pequena parte da legislação.
3- Se preocupe em enviar eletronicamente o XML para o seu cliente e disponibilizá-lo para download. Nove entre dez empresas não cumprem essa obrigação.
4- Receba eletronicamente as notas dos seus fornecedores, faça a conferência e verifique se ela foi cancelada. Ela ainda deve ser armazenada por no mínimo cinco anos. Praticamente ninguém faz isto.
5- Tenha certeza de estar emitindo eletronicamente caso esteja obrigado. Do contrario você está vendendo sem nota.
6- Verifique se o seu fornecedor é obrigado a emitir a NF-e para evitar comprar sem nota.
7- Existem quatro formas de emitir uma NF-e e todas devem estar disponíveis.
8- Há Estados com regras específicas que não podem ser ignoradas.
9- Negocie com o fornecedor de sistemas um acordo de nível de serviço (SLA) fiscal, com responsabilidade quanto à obediência da legislação, paradas de faturamento, notificações, fraudes, etc.

Se a bomba ainda não explodiu para você, faça algo antes que seja tarde demais. Chame o seu atual fornecedor de sistemas de NF-e e pressione-o a fazer com que você cumpra a lei, que a sua empresa não seja fraudada, que não vitime clientes com erros, que o seu faturamento não seja interrompido.

Caso ele não consiga te ajudar, faça o que for preciso para se proteger. Lembre-se que não existe legal pela metade, ou se cumpre a lei ou não.

Fonte: TI Inside em

*Presidente da MobiOn Tecnologia.

O cenário corporativo atual para NFe está voltado para 2 pontos chave:

Ainda não emito NF-e: o que devo fazer?

Já emito NF-e: o que devo fazer para estar preparado para a NF-e de 2ª geração?

As respostas ao primeiro questionamento já são amplamente divulgadas: inicialmente a empresa deve estar atenta à legislação que define as datas e setores obrigados a emitir NF-e.

Com relação aos prazos, muitas empresas tentam “burlar” o início da obrigatoriedade alterando seus respectivos CNAEs fiscais, o que representa um sério risco, pois a empresa pode estar gerando um passivo tributário operando com um documento fiscal inválido (a partir da obrigatoriedade da NF-e a empresa deve adequar-se ao novo documento fiscal – NF-e modelo 55). Mantendo o uso do modelo de documento anterior (NF modelo 1 / 1A) ou vendendo com os impostos relacionados em um “guardanapo” não faz diferença – pois o documento fiscal necessário não foi utilizado na operação.

Outro ponto importante a ser verificado é a questão de quem recebe a mercadoria. O receptor muitas  vezes fica “à deriva”, sem saber se recebe ou não a mercadoria de uma empresa que deveria utilizar NF-e e ainda opera com o modelo 1/1A . Na dúvida, a orientação é não receber, pois se corre o risco de ser conivente com a operação fiscal incorreta do fornecedor. Infelizmente, nem todos estados disponibilizam consultas públicas que informam se uma empresa é ou não obrigada a emitir NF-e; e isto deixa o receptor da mercadoria refém da confiança no fornecedor.

Fora estes pontos, o caminho das pedras é: preparar o saneamento da base cadastral (clientes, fornecedores, transportadores e produtos), adquirir um certificado digital adequado, atender às normas de credenciamento como emissor de NF-e da Secretaria Estadual da Fazenda e instalar um sistema que atenda à operação da empresa (levando em conta a particularidade de seus processos e sistemas). Aqui um ponto de atenção: o sistema deve manter-se atualizado, pois o modelo nacional de NF-e está evoluindo e não pára no tempo. Se a operação for crítica, pode precisar de um atendimento 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Outro ponto muito importante, que muitas vezes é negligenciado é o backup das informações: os XMLs da NF-e representam agora o arquivo fiscal da empresa e é responsabilidade do emissor armazená-los. Não esqueça de uma séria política de backup destas informações!

Como começamos a falar em evolução, chegamos à segunda pergunta: e a NF-e de 2ª geração?

Muita novidade foi incorporada ao modelo de NF-e e outras novidades virão em breve. Cada empresa deve estar atenta para verificar o que deve e o não deve ser aplicado ao seu negócio. Isto pode representar nenhuma adaptação ou inúmeras adaptações, dependendo das características de cada empresa.

Existem outros pontos de atenção. O principal é: não deixe para a última hora. Alguns estados ainda não estão adequados para o novo modelo de NF-e, porém a sua lição de casa para preparar sua empresa, já pode ser iniciada, independente da SEFAZ estar habilitada à NF-e 2.0 ou não. O prazo é final de 2010 (31/12/2010) e os estados que já estão habitados em produção para NF-e 2.0 são:

–      Goiás

–      Rio Grande do Sul

–      São Paulo

–      SCAN

–      SVAN (Ambiente Nacional): CE, ES, MA, PA, PI e RN.

–      SVRS(RS): AC, AL, AM, AP, DF, MS, PB, RJ, RO, RR, SC, SE e TO.

Quem já utiliza NF-e 2.0 está na frente e em alguns casos continua utilizando os sistemas de autorização de NF-e normalmente quando os Web-Services da versão antiga estão indisponíveis na Secretaria da Fazenda Estadual.

Embora os prazos de implantação estejam reduzindo, preparar-se antecipadamente ainda é a melhor escolha.

Maiores detalhes a respeito da NF-e 2.0 podem ser obtidos em www.nfe.fazenda.gov.br

Os softwares da Actionnet já estão 100% integrados com a NF-e de 2ª geração, proporcionando mais tranqüilidade para seus clientes.

A obrigatoriedade da Nota Fiscal eletrônica, até o final do ano de 2010, tem como expectativa atingir um milhão de empresas, representando um quinto de todas as empresas existentes no Brasil. Todos os setores industriais, do comércio e atacadistas deverão emitir a NF-e até o dia 1º de outubro. Já no dia 1º de dezembro de 2010, empresas que fazem operações interestaduais e que vendem para órgãos públicos deverão também se adequar a nova legislação.

Dentre esse montante de empresas que necessitam iniciar a emissão da NF-e até o final de 2010, há um grande número de pequenas e médias empresas, que possuem uma baixa emissão de Nota Fiscal eletrônica diária e, muitas vezes, não possuem um sistema de faturamento ou um ERP para se enquadrar ao modelo de NF-e. Isso dificulta sua adesão ao modelo de Nota Fiscal eletrônica, já que grande parte dos softwares necessita de algum sistema para funcionar.

Para atender a estas empresas, a Inventti Soluções desenvolveu o SoftNFe: uma maneira segura, simples e com baixo custo de adesão à Nota Fiscal eletrônica. O SoftNFe é uma solução inovadora, pois além de emitir a NF-e e cumprir todas as exigências legais para este tipo de documento, também oferece um sistema de faturamento integrado, onde a empresa poderá ter o controle de seus clientes, produtos e tributos. Depois de cumpridos os pré-requisitos, a empresa está apta a emitir NF-e em 5 minutos.

Muitas empresas não sabem como iniciar e executar o processo de emissão de NF-e, assim como também não recebem acompanhamento no processo de credenciamento e pré-requisitos para uso. Para suprir essas necessidades, a Actionnet – representante da Inventti no estado de São Paulo –  disponibiliza um suporte técnico e especializado em NF-e para usuários do SoftNFe. Esta solução funciona com uma plataforma online, que dispensa qualquer tipo de instalação e possibilita acesso em qualquer lugar e a qualquer horário, pois o sistema é 100% WEB – semelhante a um bank-line.

Outro problema enfrentado pelas empresas que aderirem a NF-e é a realização de backup e a guarda das informações pelo período legal, (o arquivo fiscal da empresa, passa a ser digital e não mais em papel). O SoftNFe gerencia todo o backup, emissão e guarda das NFes emitidas e recebidas, possibilitando que a contabilidade utilize estas informações para outras obrigações legais como a EFD (escrituração fiscal digital).

No endereço www.softnfe.com.br é possível realizar uma simulação e conhecer um pouco mais sobre o produto ou ligue para (11) 2122-4045.

por FinancialWeb*

Área específica para tratar da ética está nos planos de 70% dos cerca de mil empresários entrevistados para pesquisa da FNQ

Cerca de 75% dos pequenos negócios no Brasil acreditam que as empresas que adotam postura ética tendem a ter maior retorno social e financeiro do que outras que não consideram o tema em suas rotinas. O dado é de pesquisa divulgada na última quinta-feira (11) pela Fundação Nacional da Qualidade (FNQ), em parceria com o Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae). Foram ouvidos aproximadamente mil empresários de todo o País.

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O estudo também constatou que praticamente 70% dos entrevistados gostariam que a sua empresa futuramente viesse a desenvolver ou implantar uma área específica para tratar da ética.

De acordo com a coordenadora do Comitê de Ética da FNQ, Izilda Capeletto, apesar de os empresários acreditarem que o exercício da ética é importante em suas empresas, cerca de 90% dos entrevistados têm a percepção de que as companhias brasileiras em geral não se preocupam em assumir uma postura ética nos negócios.

Mais de 80% dos respondentes consideram correto o conceito de que “ética é um conjunto de práticas que podem ser representadas pela honestidade e integridade de conduta em todas as áreas da nossa vida”. Outro dado apresentado evidencia que o tema em questão faz parte do cotidiano da maioria das organizações participantes (72,9%), porém de maneira informal.

Para Maria Del Carmen, analista de Atendimento Individual do Sebrae, este último dado é mais do esperado, já que a maioria das pequenas empresas ainda não tem seus departamentos totalmente estruturados. “A pesquisa revela que essa categoria entende a importância do tema e o transportam para o seu dia a dia”, disse.

Já as relações éticas entre empresas e governo, as MPEs vêem com desconfiança essa situação. Questionadas quais relações são mais consolidadas dentro do padrão ético, 35,95% responderam empresa-cliente, 28,33% empresa-funcionário e empresa-governo ficou em último lugar com 2,86%.

O levantamento mostrou ainda que para 59,7% dos entrevistados a adoção da ética nos negócios ocorre principalmente por “pressão social”, sendo que a grande maioria, 83,4%, acredita que o comportamento ético das empresas brasileiras é apenas “parcialmente alinhado” com o próprio discurso.

A maioria dos participantes da pesquisa concentrou-se no Sul (30,6%), Sudeste (28,6%) e Nordeste (18%), regiões que reúnem o maior número de micro e pequenas empresas no País. Os setores que mais se destacaram foram Comércio (31%) e Serviços (26%).

*Informações com Agência Sebrae de Notícias

por FinancialWeb

Novos setores têm de se adaptar à nota fiscal eletrônica no período

A partir deste mês a Actionnet oferece o backup de notas ficais eletrônicas devido a sua alta criticidade para as empresas de pequeno, médio e grande porte.
Com esta parceria com a MegaDoc será ampliado o portfólio de soluções de proteção de dados que atualmente já conta com soluções de backup interno e externo.

A guarda da NF-e é de responsabilidade da empresa

O armazenamento do arquivo da NF-e é obrigação das empresas, tanto a empresa emitente, quanto a destinatária.
“O emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital as NF-e’s pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais. Quando solicitado, deverão apresentar os arquivos digitais à administração tributária.” 
Fonte: www.nfe.fazenda.gov.br

por Vitor Peixoto

Não é raro hoje visitarmos clientes que ainda operam sem impressora fiscal e software. Estes, quando solicitamos uma nota fiscal paulista ou um comprovante fiscal de compra ou consumo, são obrigados a emitir uma nota manual e, para quem pedir a Nota Fiscal Paulista, colocar o número do CPF do cliente a mão para depois lançar, manualmente, todas estas notas no site da Secretaria da Fazenda.

Um trabalho absurdo, não acham? Imaginem quantas notas são geradas por dia? O que pouca gente sabe é que, na maioria dos casos de empresas não infromatizadas, o trabalho gerado pelas notas manuais acaba sobrando para o escritório de contabilidade do cliente (a maioria dos pequenos varejistas não tem contador próprio). Parece loucura dizer isso, mais é o que na prática está acontecendo.

Vocês podem se perguntar: mais e o contador, aceita isso? Em alguns casos, o escritório de contabilidade está cobrando do cliente por nota lançada. Alguns já me disseram que cobram R$ 0,50 por nota, outros R$ 1,00. É extremamente variado. Entretanto, outros acabram engolindo a seco e cedendo as exigências dos próprios clientes. Inclusive, já ouvi da boca de clientes o seguinte: passo tudo para o contador fazer manualmente. Afinal de contas, para que eu pago ele? Não aceito pagar R$ 1,00 a mais pelo serviço. Ele está lá para resolver meus problemas com o FISCO.

Será mesmo que a mensalidade de um contador é justificada com o trabalhdo braçal e desnecessário de se lançar notas fiscais manualmente? É para isso mesmo que um contador deve ser pago?

A resposta é não. Foi-se o tempo em que o contador era o amigo para dar o jeitinho nas coisas, o apaziguador entre FISCO e contribuinte. Também já se foi o tempo em que a função do contador era simplesmente pagar os impostos, recolher guias de contribuição e fazer imposto de renda. No mundo de hoje, em que o SPED já é uma certeza e muito em breve será obrigatório para todas as empresas, o contador não deve ser mais o amigo que sabe dos problemas tributários do contribuinte e só pensa em varrer a sujeira para debaixo do tapete.

Todo escritório de contabilidade que quiser se manter no mercado terá que se tornar uma empresa com foco em consultoria tributária e fiscal, deixando de lado o trabalho braçal que será todo informatizado, passando a atuar muito mais no equilibrio financeiro, fiscal e tributário dos seus clientes.

E o contribuinte, por sua vez, será forçado a instalar um sistema de gestão e automação de caixa, pois a exigência por informação será muito maior. Sem o software, o consultor tributário do futuro próximo não fará o seu trabalho e o contribuinte não terá sequer como contrariar uma eventual multa que venha a receber.

Estes serão tempos onde escritório de contabilidade e varejista deverão ter suas operações muito bem integradas. E quem vai proporcionar esta integração será o aplicativo de gestão. Quem avisa, amigo é: busquem a informatização de seus processos o mais rápido possível antes que seja tarde.

por Dagoberto Hajjar

Na semana passada o governo lançou o Sistema Nacional de Identificação, Rastreamento e Autenticação de Mercadorias – através do qual estabelece um padrão único de RFID (Identificação por Radio Freqüência) que deverá ser utilizado em todo e qualquer tipo de produto em circulação no país.

Chamado de Brasil-ID, o projeto vai cruzar eletronicamente os produtos em circulação (ICMS) com os dados de Nota Fiscal Eletrônica e SPED, reduzindo sensivelmente a sonegação e informalidade.

Para os empresários sérios, a redução da sonegação e informalidade é excelente, porque coloca todas as empresas em mesmo patamar de competitividade. Quem tiver melhor eficiência operacional é quem ganhará o jogo. Hoje, com a sonegação, ganha o jogo quem tem mais “criatividade”.

O Brasil ID será um projeto excelente, também, para o rastreamento e redução de roubos de cargas – uma grande preocupação dos empresários. O sistema cruzará ainda as informações com a Carteira Nacional de Habilitação (CNH) monitorando, inclusive, o motorista.

Este é um grande passo para o Brasil. O piloto já foi feito com grande sucesso e o projeto está pronto para ser implementado em escala nacional.

Você se dá conta das implicações disto?